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Os arquivos PDF podem conter uma variedade de conteúdo, além de texto e gráficos simples, incluindo estruturas lógicas e elementos interativos, como anotações e formulários. -campos, camadas, multimídia (incluindo conteúdo de vídeo) e objetos 3D usando U3D ou PRC, bem como vários outros formatos de dados. Você pode baixar absolutamente tudo em formato PDF: imagens, texto, links, quaisquer tabelas, apresentações e assim por diante. A especificação PDF também fornece criptografia e assinaturas digitais, anexos de arquivo e metadados para suportar fluxos de trabalho que requerem esses recursos. PDF é um formato muito conveniente para visualizar vários textos e informações gráficas. O criador do PDF, ou Portable Document Format, foi John Warnock, um dos fundadores da Adobe, que queria tornar mais fácil a impressão de texto e imagens de um computador. Em 1984, Warnock introduziu a linguagem de descrição de página PostScript. Inicialmente, o PostScript foi desenvolvido como uma ferramenta de impressão de documentos para uma impressora, mas depois Warnock decidiu que, com a ajuda da nova linguagem, era possível não só imprimir documentos, mas também digitalizar completamente o sistema de workflow.
A utilização de documentos eletrônicos no trabalho de qualquer empresa é uma grande oportunidade não só para reduzir o custo com papelaria e consumíveis para impressoras, mas também para agilizar significativamente a troca de informações com filiais e parceiros por meio do envio de arquivos pela Internet. No entanto, o processo de implementação do gerenciamento eletrônico de documentos e do escritório sem papel está associado a muitas dificuldades. Assim, por exemplo, uma grande dificuldade é a escolha de um formato adequado, que será a base do sistema implementado. O fato é que hoje existem muitos formatos de texto diferentes e suas modificações, e cada um tem suas próprias vantagens e desvantagens. Um documento do Microsoft Word é um arquivo doc ou docx. Até a década de 1990, a extensão doc era usada para arquivos de texto que não continham marcação.
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