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PDF-Dateien können neben einfachem Text und Grafiken eine Vielzahl von Inhalten enthalten, einschließlich logischer Strukturen, interaktiver Elemente wie Anmerkungen und Formulare. -Felder, Ebenen, Multimedia (einschließlich Videoinhalte) und 3D-Objekte mit U3D oder PRC sowie verschiedene andere Datenformate. Sie können absolut alles im PDF-Format herunterladen: Bilder, Text, Links, Tabellen, Präsentationen usw. Die PDF-Spezifikation bietet auch Verschlüsselung und digitale Signaturen, Dateianhänge und Metadaten, um Workflows zu unterstützen, für die diese Funktionen erforderlich sind. PDF ist ein sehr praktisches Format zum Anzeigen verschiedener Text- und Grafikinformationen. Der Schöpfer von PDF oder Portable Document Format war John Warnock, einer der Gründer von Adobe, der das Drucken von Text und Bildern von einem Computer aus vereinfachen wollte. Im Jahr 1984 führte Warnock die PostScript-Seitenbeschreibungssprache ein. Ursprünglich wurde PostScript als Werkzeug zum Drucken von Dokumenten auf einem Drucker entwickelt. Später entschied Warnock, dass mit Hilfe der neuen Sprache nicht nur Dokumente gedruckt, sondern auch das Workflow-System vollständig digitalisiert werden konnte.
Die Verwendung elektronischer Dokumente in der Arbeit eines Unternehmens ist eine großartige Gelegenheit, um nicht nur die Kosten für Schreibwaren und Verbrauchsmaterialien für Drucker zu senken, sondern auch den Informationsaustausch mit Niederlassungen und Partnern durch das Senden von Dateien über das Internet erheblich zu beschleunigen. Der Prozess der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements und des papierlosen Büros ist jedoch mit vielen Schwierigkeiten verbunden. Eine große Schwierigkeit ist beispielsweise die Auswahl eines geeigneten Formats, das die Grundlage für das implementierte System bildet. Tatsache ist, dass es heute viele verschiedene Textformate und deren Modifikationen gibt und jedes seine eigenen Vor- und Nachteile hat. Ein Microsoft Word-Dokument ist ein Dokument oder eine docx-Datei. Bis in die 1990er Jahre wurde die doc-Erweiterung für Textdateien verwendet, die kein Markup enthielten.
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