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Los archivos PDF pueden contener una variedad de contenido además de texto y gráficos simples, incluidas estructuras lógicas, elementos interactivos como anotaciones y formularios. -campos, capas, multimedia (incluido el contenido de video) y objetos 3D que utilizan U3D o PRC, así como varios otros formatos de datos. Puede descargar absolutamente todo en formato PDF: imágenes, texto, enlaces, tablas, presentaciones, etc., etc. La especificación PDF también proporciona cifrado y firmas digitales, archivos adjuntos y metadatos para admitir los flujos de trabajo que requieren estas funciones. PDF es un formato muy conveniente para ver varios textos e información gráfica. El creador de PDF, o Portable Document Format, fue John Warnock, uno de los fundadores de Adobe, que quería facilitar la impresión de texto e imágenes desde una computadora. En 1984, Warnock introdujo el lenguaje de descripción de páginas PostScript. Inicialmente, PostScript se desarrolló como una herramienta para imprimir documentos en una impresora, pero luego Warnock decidió que con la ayuda del nuevo lenguaje, era posible no solo imprimir documentos, sino también digitalizar completamente el sistema de flujo de trabajo.
El uso de documentos electrónicos en el trabajo de cualquier empresa es una gran oportunidad no solo para reducir el costo de papelería y consumibles para impresoras, sino también para acelerar significativamente el intercambio de información con sucursales y socios mediante el envío de archivos por Internet. Sin embargo, el proceso de implementación de la gestión de documentos electrónicos y la oficina sin papel está asociado con muchas dificultades. Entonces, por ejemplo, una gran dificultad es la elección de un formato adecuado, que será la base del sistema implementado. El caso es que hoy en día existen muchos formatos de texto diferentes y sus modificaciones, y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Un documento de Microsoft Word es un archivo doc o docx. Hasta la década de 1990, la extensión doc se usaba para archivos de texto que no contenían marcado.
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